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Conoce sobre la Facturación Electrónica y cuáles son sus beneficios

Mejora la eficiencia de tu empresa

Las facturas electrónicas son una alternativa a las tradicionales facturas hechas en papel. Consisten en una versión digital del documento de la facturación correspondiente a su formato físico (papel) para tener difusión electrónica, es decir por internet.

¿Qué es una Factura Electrónica?

"Es un documento digital de índole fiscal, que tiene su origen en las legislaciones latinoamericanas que surgieron entre los años 2000 a 2005. Actualmente la factura electrónica es empleada de forma mandatoria u optativa en distintos países alrededor del mundo."

La factura electrónica cuenta con dos elementos básicos:

  • - Mensaje de datos (basado en estándar universal), abierto, no propietario: XML, Extensible Markup Language.
  • - Uso de firmas electrónicas basadas en Infraestructura de Clave Pública.
  • - Certificación: Consiste en la validación de la sintaxis y el certificado digital del emisor que realiza la administración tributaria o un Tercero en Confianza, para garantizar su coherencia con el estándar definido por la autoridad fiscal correspondiente y la validez de la firma electrónica del emisor. La existencia de terceros da mayor respaldo a la información y agrega un testigo al proceso de la FE.

Cuando ambas validaciones son exitosas, se adiciona al documento un "sello digital" que "certifica" la validez de dicha factura y otorga efectos fiscales a la misma a partir de ese momento.

Gracias al uso de firmas electrónicas basadas en Infraestructura de Clave Pública, la Factura Electrónica cuenta con los siguientes valores intrínsecos:

  • Autenticidad
  • Confidencialidad
  • Integridad
  • No repudio
¿Qué nos garantiza la Facturación Electrónica?

La factura electrónica permite garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. Su gestión permite que su uso y envío sea a través de internet, ya que su emisión en papel no está permitida y no tendrá validez legal.

Una factura electrónica se construye de 2 formas:

1- Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.

2- Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma, entonces al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:

  • Autenticidad de la persona física o jurídica que firmó la factura.
  • Integridad del contenido de la factura.

La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas convencionales y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica.

Beneficios de la Facturación Electrónica

Entre los principales beneficios de la facturación electrónica tenemos:

  • - "Ahorro en el Costo": impresión, despacho y almacenamiento de documentos.
  • -  "Ahorro en Tiempo": eliminación del timbraje, costos de traslado y tiempo de espera
  • - "Eliminación del riesgo": pérdida de los documentos.

Dependiendo del tamaño de las empresas y la cantidad de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, cacelación, etc) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.

Otros beneficios para tu empresa:

  • Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
  • Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
  • Facilidad en los procesos de auditoría.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Reducción de costes.
  • Mejora de la eficiencia.
  • Aumenta la seguridad documental.
  • Reducción en tiempos de gestión.
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones.
  • Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión.
  • Contabilidad electrónica automatizada.

Cuando las empresas utilizan Factura Electrónica, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos como órdenes de compra y notas de recepción, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de negocio. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite una visibilidad automatizada del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

En Chile desde febrero de 2018 es obligatorio para todas las compañías en Chile emitir facturación electrónica. La gestión de dicha facturación se realiza a través del SII, (Servicio de Impuestos Internos). Según el SII "La factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones entre contribuyentes y por lo tanto reemplaza a las facturas tradicionales de papel."

La regulación a través del SII permite:

  • Eliminar el timbraje en las oficinas del SII, disminuyendo costos en el proceso de facturación y los tiempos de emisión y recepción de documentos, impactando positivamente la productividad y competitividad de la empresa.

  • Ahorro en la impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios.

  • Permite diferir el pago del IVA del día 12 al 20 de cada mes, si es que se paga a través de la opción en línea disponible en el sitio web del SII.

  • Reducir la contaminación al medio ambiente.

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